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Prioritäten setzen – aber wie?

Kennst du das? Du sitzt vor deiner scheinbar endlos langen To-do-Liste und weißt nicht, wo du anfangen sollst, weil alle Aufgaben gleich wichtig erscheinen. Du fragst dich, welches To-do du als Erstes angehen solltest. Weil du jedoch keine Antwort findest, fängst du mit irgendeiner Aufgabe an und verzettelst dich immer mehr. Du hast das Gefühl, du müsstest eigentlich alles gleichzeitig erledigen und zwar sofort. Wenn dir das Szenario so oder so ähnlich bekannt vorkommt, fällt es dir vielleicht schwer, Prioritäten zu setzen. Wie genau du jedoch Prioritäten setzen kannst, um deine scheinbar endlos lange To-do-Liste mit Zuversicht und Gelassenheit anzugehen, erfährst du in diesem Artikel.

Was bedeutet es, Prioritäten zu setzen? 

In unserem Alltag sind wir meist mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert. Einige sind geplant und absehbar, wie zum Beispiel regelmäßige Aufgaben auf der Arbeit oder im Studium. Andere entstehen unerwartet, weil zum Beispiel unsere Waschmaschine kaputt geht und wir uns dringend um eine neue kümmern müssen. Unsere To-do-Liste ist also stets im Wandel und wird, wenn wir sie nicht kontinuierlich abarbeiten, mit jedem Tag länger.

Prioritäten setzen bedeutet, unsere To-do-Liste immer wieder aufs Neue danach zu bewerten, was jetzt gerade am wichtigsten ist und uns dann zuerst ganz auf diese wichtigeren Aufgaben zu konzentrieren.

Das heißt nicht, dass wir die anderen Aufgaben aus den Augen verlieren müssen, sondern vielmehr, dass wir uns ihnen zu einem späteren Zeitpunkt zuwenden werden. Wir ordnen sozusagen unseren Aufgaben einen bestimmten Zeitraum zu. Die Aufgaben, die am wichtigsten sind, nehmen wir uns gleich heute vor, die uns weniger wichtig erscheinen, vielleicht erst in ein paar Monaten. 

Warum es wichtig ist, Prioritäten zu setzen 

Prioritäten zu setzen, kann dir dabei helfen, bei dem Anblick deiner To-do-Liste einen kühlen Kopf zu bewahren und das wirklich Wichtige nicht aus den Augen zu verlieren. Es kann dich dabei unterstützen, deine Ressourcen zu aktivieren und möglichst sinnvoll einzusetzen. 

Gleichzeitig lernst du durch das regelmäßige Priorisieren deiner To-dos, was dir wirklich wichtig ist und wie viele Ressourcen dir täglich zur Erreichung deiner Ziele zur Verfügung stehen. Gestern hast du dir vorgenommen, nach der Arbeit zum Sport zu gehen, ein aufwendiges Abendessen zu kochen und dich danach noch mit deinen Freundinnen zu treffen und warst danach völlig ausgelaugt? Dann entscheidest du dich heute vielleicht für weniger Aktivitäten nach der Arbeit. Welche das sind, hängt ganz davon ab, womit du deine Zeit verbringen möchtest. 

Das Priorisieren deiner To-do-Liste hilft dir also zum einen dabei, Struktur in deinen Alltag zu bringen. Zum anderen regt es dich dazu an, darüber zu reflektieren, was deine Ziele sind und wie du deine Ressourcen einsetzen möchtest, um diese zu erreichen. Das kann dir auch im Umgang mit anderen Menschen helfen. Denn wenn du weißt, was dir besonders wichtig ist, kannst du das ganz klar kommunizieren. So haben deine Mitmenschen die Möglichkeit, die Prioritäten in deinem Leben besser zu verstehen und dich in besonders stressigen Phasen hilfreich zu unterstützen. 

Was Prioritäten mit Prokrastination zu tun haben 

Doch auch wenn wir uns der Vorteile des Prioritätensetzens bewusst sind, fällt es uns oft ganz schön schwer. Alle Aufgaben scheinen wichtig, wir wollen keine Aufgabe streichen und am liebsten alle gleichzeitig erledigen. Manchmal lässt sich die eine Aufgabe nicht vor der anderen lösen und wir finden keinen sinnvollen Anfang. Wenn das passiert, können sich Gefühle von Angst oder sogar Panik in uns breitmachen. Um diese oft sehr unangenehmen Gefühle zu vermeiden, entscheiden wir uns häufig dazu, die Aufgaben noch eine Weile länger liegen zu lassen und erst einmal etwas Angenehmeres zu unternehmen, damit wir uns besser fühlen. Dabei ist uns oft ziemlich klar, dass unsere To-do-Liste nur noch länger wird und wir uns am nächsten Tag wahrscheinlich noch schlechter fühlen werden. Und dennoch: Zumindest für den Moment können wir den unangenehmen Gefühlen von Angst und Überforderung aus dem Weg gehen. 

Ein solches Verhalten nennt man in der Psychologie auch Prokrastination. Dabei schieben  wir unangenehme Aufgaben auf, um kurzfristig entlastet zu sein, obwohl wir darüber Bescheid wissen, dass das Aufschieben negative Folgen haben wird. Wie jedes andere Verhalten kann auch Prokrastination mehr oder weniger stark ausgeprägt sein. Die meisten Menschen prokrastinieren ab und zu. Einige sind jedoch so stark davon betroffen, dass sie mit den belastenden Gefühlen von Angst und Überforderung alleine nicht mehr zurechtkommen. In solch einem Fall kann professionelle Hilfe ein entscheidender Schritt in Richtung Besserung sein. Zum Beispiel in Form von psychologischen Online-Therapieprogrammen wie HelloBetter Stress und Burnout oder einer klassischen, sprechzimmerbasierten Psychotherapie. 

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Wie kann ich Prioritäten richtig setzen? 

Um Gefühlen von Überforderung und Angst möglichst frühzeitig vorzubeugen, kann es wichtig sein, zu verstehen, wie das mit dem Prioritäten Setzen eigentlich funktioniert. Wir haben hier einmal die wichtigsten Schritte für dich zusammengestellt: 

1Bringe deine To-do-Liste auf den neuesten Stand

Oft hilft bereits das Aufschreiben von offenen Aufgaben, um einen klareren Kopf zu bekommen und sich weniger überwältigt zu fühlen. Dabei kann es clever erscheinen, bereits im Kopf vorzusortieren und nur die wichtigsten Aufgaben aufs Papier zu bringen. So wird die To-do-Liste nicht zu lang und es fällt vermeintlich einfacher, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Das Problem dabei ist jedoch: Die weniger wichtigen, nicht aufgeschriebenen Aufgaben schwirren häufig weiterhin im Kopf herum und sorgen für unterschwelligen Stress. Nimm dir daher am besten ein paar Minuten Zeit und schreibe wirklich alle offenen Aufgaben auf, die dir einfallen.

2Werde dir über deine Prioritäten bewusst

Bevor du nun einen genaueren Blick auf deine Liste wirfst, frage dich einmal, wie deine Ziele für den heutigen Tag aussehen. Möchtest du besonders viel für die Arbeit leisten oder steht ein Geburtstag an und dir ist es heute besonders wichtig, ein schönes Geschenk zu finden? Es ist völlig okay, wenn du mehrere Dinge hast, die dir für den heutigen Tag wichtig sind. Versuche aber einmal die 2-3 wichtigsten für dich herauszufinden. Schreibe diese gerne neben deine To-do-Liste.

3Sortiere deine Liste neu

Mit deinen Zielen für den heutigen Tag im Hinterkopf, wirfst du nun einen genaueren Blick auf deine To-do-Liste. Welche Aufgaben möchtest du heute auf jeden Fall erledigen? Welche kannst du vielleicht auf den morgigen Tag verschieben? Und gibt es vielleicht Aufgaben, die du ganz streichen oder gedanklich erst einmal vertagen kannst? Manchmal kann es hilfreich sein, neben der To-do-Liste für den heutigen Tag, eine für den morgigen Tag und die nächste Woche oder den kommenden Monat zu schreiben. So kannst du Aufgaben, die heute nicht wichtig sind, verschieben, ohne das Gefühl zu haben, dass du sie völlig vernachlässigst. Falls dir das Prioritätensetzen weiterhin schwerfällt, kann dir die folgende Frage helfen:

Welche Aufgaben müsstest du am Ende des heutigen Tages erledigt haben, um zufrieden und entspannt einschlafen zu können?

4Fokussiere dich auf das, was jetzt wichtig ist

Sobald du dir deine wichtigsten To-dos für den heutigen Tag klargemacht hast, fokussiere dich ausschließlich auf diese. Das klingt oft einfacher, als es ist, denn trotz der ausgefeilten To-do-Liste kann es sein, dass dein Gehirn immer mal wieder zu den Aufgaben springt, die du auf die nächsten Tage verschoben hast. Sollte das der Fall sein, erinnere dich immer wieder liebevoll daran, dass du dich für den heutigen Tag lediglich auf die Aufgaben konzentrieren darfst, die für dich am wichtigsten sind. 

Wenn du Schwierigkeiten damit hast, am Ball zu bleiben und die wichtigeren Aufgaben abzuarbeiten, können dir vielleicht auch unsere Artikel zu den Themen Selbstmotivation und Zeitmanagement weiterhelfen. 

Lasse den Tag Revue passieren

Schaue dir am Abend unbedingt noch einmal an, was du geschafft hast und sei stolz auf dich. Wenn du magst, kannst du die To-do-Liste für den nächsten Tag bereits am Abend davor verfassen, sodass du entspannt und ohne Gefühle der Überforderung in den Tag starten kannst. Probiere einmal aus, was für dich am besten funktioniert und vergiss nicht, dich für deine Mühe zu belohnen. Wir wünschen dir viel Erfolg dabei!

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Autorin:
Anna Unger-Nübel Psychologin
  • Quellennachweis

    Rozental, A., & Carlbring, P. (2014). Understanding and treating procrastination: A review of a common self-regulatory failure. Psychology, 5(13), 1488.

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