Zeitmanagement bedeutet, Maßnahmen zu ergreifen, um die dir zur Verfügung stehende Zeit möglichst effizient zu nutzen.
Wozu überhaupt Zeitmanagement?
Was spricht überhaupt dafür, dich mit dem Thema Zeitmanagement zu beschäftigen? Kannst du nicht auch einfach deine Aufgaben so bearbeiten, wie und wann es gerade passt? Wenn du gut damit zurechtkommst, ist die Antwort: ja.
Wenn du jedoch merkst, dass du am Ende des Tages unzufrieden bist, sich bei dir Stress entwickelt, der Aufgabenberg in dir Überforderung auslöst, du keine Zeit für dich hast oder kaum mehr zur Ruhe kommen kannst, dann kann es Sinn machen, an deinem Zeitmanagement zu arbeiten.
Zeitmanagement-Methoden im Überblick
Wir empfehlen dir diese 4 Methoden, mit denen du deine Produktivität steigern kannst:
1Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip geht auf den italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto zurück. Diese Zeitmanagement-Methode ist auch unter dem Namen „80-20-Prinzip“ bekannt.
Sie besagt, dass sich 80% der Ergebnisse mit 20% des Zeitaufwandes erreichen lassen. Die restlichen 80% der Zeit vergehen hingegen bei dem Versuch, aus deinem 80%-Ergebnis ein „perfektes” 100%-Ergebnis zu machen. Im Vergleich also ein großer zeitlicher Aufwand für eine vergleichsweise geringe Steigerung deiner Ergebnisse, wie du an diesem Graph siehst:
Wenn du nicht gerade Fluglotse oder Herzchirurgin bist, ist es oft völlig ausreichend, ein 80%iges Ergebnis abzuliefern. Was uns jedoch häufig im Weg steht ist unser Perfektionismus. Frage dich also bei dem, was du gerade tust: Bin ich auf dem Weg, mit geringem Zeitaufwand ein gutes Ergebnis zu erzielen? Oder bin ich gerade dabei, sehr viel Zeit zu investieren, um ein vermeintlich perfektes Ergebnis zu erreichen?
Erlaube dir, auch 80%ige Ergebnisse abzuliefern. Und zwar mit der Gewissheit, die gewonnene Zeit in andere Projekte, Aufgaben oder deine Freizeit sinnvoll investieren zu können.
2Eat the frog – Iss den Frosch
Der Schriftsteller Mark Twain soll einmal gesagt haben: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann iss ihn am besten als erstes am Morgen. Und wenn es deine Aufgabe ist, zwei zu essen, dann iss den größten zuerst.”
Brian Tracy, ein amerikanischer Autor, entwickelte eine Zeitmanagement-Methode, die er genau nach diesem Zitat benannte. Einen Frosch essen? Das klingt nicht besonders nach Zeitmanagement? Doch. Allerdings zum Glück nur im übertragenen Sinne.
Wir neigen dazu, unangenehme oder unliebsame Aufgaben lange vor uns her zu schieben. Die Eat the frog-Methode besagt, die unliebsamste Aufgabe – also den Frosch – als allererstes am Tag zu erledigen. Das steigert nicht nur deine Motivation, sondern führt zum anderen dazu, dass du keine Zeit mehr damit verschwenden musst, dir über diese Aufgabe Gedanken zu machen oder ihr aus dem Weg zu gehen.
3Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik
Diese Methode zum Zeitmanagement verdankt ihren Namen einem Küchenwecker, der die Form einer Tomate hatte. Denn Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate. Den besagten Küchenwecker verwendete der Italiener Francesco Cirillo, um sein Zeitmanagement zu verbessern. Er hatte bemerkt, dass er sich immer wieder ablenkte, trödelte und dadurch mit seinen Aufgaben einfach nicht vorankam. Um dem ein Ende zu setzen, entschied er, seinen Küchenwecker auf 25 Minuten zu stellen. In dieser Zeit nahm er sich vor, ungestört zu arbeiten. Sobald der Wecker klingelte, machte er 5 Minuten Pause.
Diese Zeitmanagement-Methode ist ein guter Weg, deine Produktivität zu erhöhen. Denn entgegen mancher Annahme, können regelmäßige Pausen sogar deine Leistung steigern.
In den 25 Minuten Arbeitszeit konzentrierst du dich ganz auf deine Aufgabe. Wenn du merkst, dass du dich ablenken willst, rufe dir in Erinnerung, dass du eine Pause bekommst, sobald der Wecker klingelt. Auch wenn du zu diesem Zeitpunkt gerade in deine Arbeit vertieft bist, lass den Stift fallen oder klappe den Laptop zu und gönn dir diese kurze Pause. Du hast sie dir verdient.
Vielleicht findest du ja tatsächlich eine alte Eieruhr zu Hause, die du für diese Methode benutzen kannst. Ansonsten tut es natürlich auch der Handy-Timer.
4Zeitdiebe eliminieren
Was frisst deine Zeit? Du weißt vermutlich am allerbesten, was dich ablenkt und dir deine Zeit am ehesten stiehlt. Sogenannte „Zeitdiebe“ können eine wahre Plage sein, wenn es um Zeitmanagement geht. Das Smartphone, soziale Kanäle, der Kaffeeplausch mit den Kollegen, eine private Internet-Recherche oder eine eigentlich eher unwichtige Aufgabe: Was sind deine typischen Zeitdiebe?
Achte auf diese Zeitdiebe und versuche, ihren Einfluss so klein wie möglich zu halten. Du kannst dir auch morgens eine „Not-to-do-Liste” machen, auf der du alles notierst, was du auf jeden Fall nicht am jeweiligen Tag machen möchtest.
Welche Aufgabe wirst du auf keinen Fall erledigen? Welcher Ablenkung wirst du nicht nachgehen? Auch wenn es paradox klingt: Indem du dir aufschreibst, was du nicht möchtest, konzentrierst du dich auf das, was du dir eigentlich vorgenommen hast.
Ein gutes Zeitmanagement heißt: mehr Zeit für dich
Zeit ist kostbar. Probiere die oben beschriebenen Methoden einmal in deinem Alltag aus und schau, was dir am besten hilft. Du kannst natürlich auch die ein oder andere Strategie kombinieren.
Du wirst merken: Ein gutes Zeitmanagement bedeutet Selbstfürsorge. Denn, wenn du am Abend das Gefühl hast, produktiv gewesen zu sein, gelingt der Übergang von Arbeit zur Freizeit besser. Damit schaffst du dir mehr Zeit für dich und deine Bedürfnisse. Dann fällt es dir vielleicht leichter zu sagen:
» Heute ist nicht alle Tage, ich komm wieder keine Frage. «
(Songtext, Der rosarote Panther)
So kannst du mit einem guten Gefühl in den Feierabend starten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel wurde mithilfe der Pomodoro-Technik geschrieben.
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